POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. ASPECTOS GENERALES
GVS COLOMBIA S.A.S. NIT 900 298 074-9 , con domicilio principal en la Avenida 4 Norte # 23DN – 50 de la ciudad de Cali y teléfono 4855156 , es una empresa orientada a la satisfacción de sus grupos de interés y el cumplimiento del marco legal colombiano motivo por el cual establece las siguientes directrices para la protección absoluta de la información que pueda asociarse o relacionarse con todas las personas naturales o jurídicas a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad económica de comercio al por mayor de equipos de seguridad electrónica.
2. OBJETIVO
Definir las directrices para el tratamiento y protección de los datos personales, suministrados por los clientes, proveedores y colaboradores, y en general, por terceros de quienes recolecta datos personales, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen, complementen o adicionen el objeto y ámbito de su aplicación.
3. ALCANCE
Esta política aplica para el tratamiento y protección de los datos personales, suministrados por los clientes, proveedores y colaboradores en todo el territorio nacional donde GVS COLOMBIA S.A.S. tenga presencia.
4. DEFINICIONES
A) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
B) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
C) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
D) Responsable del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
E) Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que realice cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
F) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
G) Datos Sensibles: Aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial, étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos,organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la orientación sexual y los datos biometricos.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
A) Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe ajustarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que se desarrollen.
B) Finalidad: El tratamiento de datos personales obedece a finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
C) Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele consentimiento.
D) Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
E) Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
F) Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o las personas previstas en esta ley.
G) Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
H) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
CLIENTES
El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los clientes durante el ejercicio de las actividades comerciales y legales de GVS COLOMBIA S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.
Los datos personales recolectados mantendrán tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
A) Adecuada prestación de los servicios: Toda actividad de comercialización, servicio y soporte relacionadas con venta de equipos, atención de garantías y soporte al usuario entre otras.
B) Fines comerciales: Toda actividad de mercadeo y publicidad relacionada con envío ofertas, descuentos, promociones, concursos, capacitaciones y certificaciones.
C) Consulta terceros: Actividades relacionadas con evaluación del riesgo de crédito, requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que GVS COLOMBIA considere.
PROVEEDORES
El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los proveedores durante el ejercicio de las actividades comerciales y legales de GVS COLOMBIA S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.
Los datos personales recolectados mantendrán tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
A) Adecuado desarrollo de la relación comercial: Toda actividad derivada de las relaciones comerciales establecidas para la comercialización, servicio, soporte y apoyo de los procesos vinculados con la actividad económica de GVS COLOMBIA S.A.S.
B) Fines comerciales: Toda actividad de mercadeo y publicidad relacionada con envío ofertas, descuentos, promociones, concursos, capacitaciones y certificaciones que se desarrollen conjuntamente.
C) Consulta terceros: Actividades relacionadas con requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, pago de obligaciones contractuales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que GVS COLOMBIA considere.
EMPLEADOS
El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los empleados durante la relación laboral de GVS COLOMBIA S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.
A) Materializar obligaciones laborales.
B) Facilitar relaciones y acuerdos con terceros: Autorizar convenios, descuentos o pagos directos a través de nomina.
C) Requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que GVS COLOMBIA considere.
7. DERECHOS DEL TITULAR
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
C) Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. DATOS SENSIBLES
Considerando las disposiciones y definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, GVS COLOMBIA S.A.S. no mantiene tratamiento sobre datos sensibles de los titulares cuya información reposa en las bases de datos de la empresa.
9. RESPONSABLES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
GVS COLOMBIA S.A.S. pone a disposición de los titulares el área de Procesos para gestionar las solicitudes de consultas y reclamos a través de los siguientes canales de comunicación:
• FÍSICO: Avenida 4N # 23DN-50 en la cuidad de Cali
• TELEFÓNICO: +57(2)4855156
• CORREO ELECTRÓNICO: info@gvscolombia.com
10. PROCEDIMIENTOS PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
CONSULTAS
Las consultas será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
Los reclamos presentados por los titulares relacionados con corrección, actualización, supresión, o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes señalados por la ley, serán tramitado bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará por cualquiera de los medios habilitados mediante solicitud dirigida a GVS COLOMBIA S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que el área de procesos no sea competente para resolverlo, escalara el reclamo al comité técnico en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en las bases de datos relacionadas una leyenda que diga "RECLAMO EN TRAMITE" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. VIGENCIA
La presente política de tratamiento de datos personales entre en vigencia a partir del 13/08/2013 . Las bases de datos de GVS COLOMBIA S.A.S tienen vigencia indefinida. Los datos personales recolectados se conservan por el tiempo que dure la relación existentes entre la empresa y el titular de los datos, y por el tiempo necesario para el cumplimiento de los deberes legales o contractuales que GVS COLOMBIA S.A.S. deba observar.
12. MODIFICACIONES
Esta política podrá ser modificada y ajustada dentro de lo dispuesto en el marco legal o cuando GVS COLOMBIA S.A.S. lo considere pertinente. Así mismo los titulares serán informados previamente de los cambios por el medio que se considere adecuado.